實效執行的時間管理

實效執行的時間管理
管理新思維
張：現代人每天面對排山倒海的工作，總是處理不完，時間很不夠用。究竟有何應對之法？

潘：我們應把事項按重要性和緊急程度而排序。不重要而緊急的事，大家想到什麼例子？

張：這類例子很多。例如從事服務行業，顧客好心給你大量意見，但我仍有很多顧客要招待，也有眾多工作要處理，可是他就在我面前 我不可不聽他的長篇意見。但那是否很重要？它不是我的優先事項，卻花了我大半小時。

潘：我的例子是太太叫我到街上買番茄。這是緊急而不重要。（笑）

馮：同意Melissa（張璧賢）所說，談到重要性，我的角度和對方不同，兒子說畫了一隻龜，要你去看，他會覺得此事很重要。

工作事項如何取捨

潘：這類事情很多，要先分析它有多頻密，再想想如何有系統地加以管理。例如買番茄，你可以聘請工人，又或預先買好一星期的菜，減少此類情況。至於陪兒子，我會先找出兒子每天情緒最好的一段時間，和他一起讀書和玩耍，而不是「隨傳隨到」，那樣我會心不在焉，記掛着正處理的事，結果即使抽身陪他，那時間也沒有質量。對於這些不重要而緊急的事，我們應盡量不做，盡量分出去，或把它變成有意義的事。另一類更差，是不重要又不緊急的事，大家有何例子？

馮：這類事極常見，例如我們每天都收到很多不必要的電郵。看這類電郵，就是不重要又不緊急。

潘：有些電郵你覺得有趣，就開啟細閱，結果很快就花上一小時，卻沒有做到什麼實事。

張：facebook也是這樣。花上半天，看的只是一版又一版的瑣事。

馮：要避免這種情況，我們要有紀律，提醒自己要做有效的事。時間管理不只強調效率，還要選擇有效的事來做。

潘：我習慣帶行事曆，很多人會留意往後六個月的，但我卻不時翻看前九個月的。我想分析自己過去一段時間的事項分布。把重要又緊急的用紅色一畫，不重要而緊急的，黃色；完全不重要的，藍色。久而久之，我發現自己已養成紀律，時間表只剩紅色，節省了很多不必要的事項。不過空出時間以後，我卻增添了另一事項：重要而不緊急的事。大家有什麼例子？

張：做運動和身體檢查吧。

馮：時間管理的其中一個要務，就是減少緊急而不重要的事，從而讓自己可以多做重要而不緊急的事，那樣你的人生會更有意義。

此外，正所謂防微杜漸，身體檢查是好例子，膽固醇過高是危險的，驗膽固醇是重要的事，但大部分人的心態是那不會即時出事，是非緊急事項，就不去處理。

重要工作不能拖

潘：健康以外，知識增進是另一例。危機管理此一科目，沒有危機時沒多少人研讀，但它其實很重要。很多人說到危機出現再算，不去學習；但到危機真的出現時，根本就無法應付。重要而不緊急的事，其實並非真的不緊急；它能讓你有效應付日後的緊急情況。

然而，一般人總把讀書和身體檢查等事往後推，把它排到第十項；但即使他做好了排在前面的八九件事，到第二周它仍排第十，因為他讓很多其他事情插隊。到他拖了四、五個星期還沒做，就覺得自己沒用，感到沮喪。

其實他是用錯方法。如果他判斷了某件事重要而不緊急，就無論如何也要在時間表上鎖定某個時段把它完成，不得動搖。

重要而不緊急的事不只是公事，也包括私事，例如和太太吃飯也屬此類。你可能覺得每天都有機會吃飯，不用着急，但感情是一點點累積的，那是一項感情資產。如果你一直不投入，也許有天會發現兩個人竟然已沒有了感情，那時再吃飯也於事無補，道理就和體檢一樣。

張：Anthony（馮樹仁）還有什麼時間管理的心得呢？

馮：守時。那不只關乎個人的時間，還關乎對方以至眾人的時間；你遲到的話，浪費的時間不是一個單位，而是很多個單位。

張：管理學大師Peter Drucker也說守時、限時很重要。以開會為例，有些人不斷磨時間，無止境下去，可以開一整天會議。

減會議廢話

馮：開會前一定要有目的，有計劃。與計劃不符的事項應擱在一邊，不要浪費時間。

潘：有時有人會藉開會來發洩，例如說自己之前怎樣受氣，客戶怎樣惡待他，說不停口。那可以怎樣處理？

馮：若只是一兩句，也可容讓他說，若他停不了，我則會宣布暫時休會，提議讓大家喝杯咖啡，好好休息。雖然那會花了五分鐘，但如果他繼續說下去，可能會說十五分鐘以上。

潘：我則一定會按議程做事，議程只有三個事項，就只談那三件事。但我平日會有informal meeting（非正式會議），例如會在歡樂時光跟同事一起，只談一兩句公事，其餘時間給他發洩，不過在工作會議裏就不可摻雜其他事項，這樣較有效率。

張：也可以跟那位同事說，開會後再去我的房間詳談，那就不會浪費其他同事的時間。

張：說到底，工作太忙還是因為工作太多，每天工作十小時也完成不了。而工作太多則是因為工作無法分配給其他人。

潘：一定要懂得授權。但授權之前，要清楚自己以及隊員的核心能力，再作委派；否則任務可能派給了不適合的人，結果你要重做，花的時間更多。

張：不知是否主管對下屬信心太弱，他們總說教下屬做事很花時間，不如自己做，那還較快捷。

提升企業執行力

馮：這需要一個過程，下屬最初什麼也不會，你要教他、監察他、糾正他。這雖然可能花你三五天時間，但他學會了後，可長期回饋你。這划得來。

潘：假設你是老闆，管理一隊銷售人員。你自詡能力卓絕，可以一個人英雄式做3000萬元的生意。可是，我還是建議你培訓下屬。你為三、四個銷售人員，培訓三、四個月，一切準備妥當，到第四個月一起出手，即使下屬不及你，但他有你八成威力，也能帶來2400元萬生意，三個人合起來就是7200萬元。那樣你會否重新思考，把培訓列為首要要務？他們過往做得不夠好，只因為未領略銷售技巧，結果向客戶推銷時，都碰到一鼻子灰，漸漸就灰心喪志，愈做愈差。那原因是你忽略了重要而不緊急的事：培訓。

張：只是很多人只管看短期數字，說今個月不夠單，要所有下屬即時去跑單，那其實是浪費公司潛在的人力資源。

潘：再教大家一項小技巧。管理層構思計劃後，最重要是做一次briefing（簡報），確保隊員都清楚要達到什麼績效，那樣結果會較準繩，你不用日後重做。此外，計劃完成後，也要有debriefing（小結會），把執行時遇到的好與壞，都一一和整個團隊分享。

張：有些人忽略事後檢討，結果公司年年犯同樣錯誤，枉費了不少時間。

[全文完]


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